2.      Посадові особи виконавчого комітету Київської районної в м. Полтаві ради, які здійснюють особистий прийом громадян, у своїй діяльності керуються Конституцією України, Законами України «Про звернення громадян», «Про місцеве самоврядування в Україні», Указом Президента України від 07.02.2008 №109 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», іншими нормативно-правовими актами.

3.    Прийом проводиться згідно з затвердженим графіком.

4.     Організація та проведення особистого прийому громадян керівниками структурних підрозділів виконавчого комітету, які мають статус юридичних осіб, здійснюється у визначені дні та години відповідно до графіка та в порядку, визначеному керівниками цих установ.

5.      Особистий прийом громадян проводиться з питань, вирішення яких належить до повноважень Київської районної в м. Полтаві ради та її виконавчого комітету.

6.      Голова районної ради проводить особистий прийом лише за попереднім записом, який здійснює завідувач загальним відділом, у разі її відсутності – посадова особа, яка виконує її обов’язки.  Попередній запис на прийом здійснюється щоденно у робочий час у каб. 19.

7.      На виконання Указу Президента України від 01.06.2005 №900 «Про першочергові заходи щодо створення сприятливих умов життєдіяльності осіб з обмеженими фізичними можливостями» здійснюється запис на прийом громадян пільгових категорій щоденно протягом робочого дня та за телефонами 72862, 75218, 74039.

8.      Запис громадян на особистий прийом до голови районної ради проводиться у разі, якщо питання, порушене громадянином, не вирішено по суті після прийому профільними заступниками голови з питань діяльності виконавчих органів.

9.   Попередній (не пізніше ніж за один день до прийому) запис громадян на прийом здійснюється на підставі паспорта або іншого документа, який посвідчує особу. Громадяни повідомляють завідувачу загальним відділом прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання, соціальний стан (пільгову категорію), суть порушеного питання, до яких посадових осіб чи організацій зверталися і яке було прийнято рішення. Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.

Якщо громадянин звертається не особисто, а через уповноважену ним особу, то повноваження повинні бути оформлені відповідно до чинного законодавства.

10.        Завідувач загальним відділом вивчає питання, з якими громадяни мають намір звернутися на особистому прийомі до керівників Київської районної в м. Полтаві ради та виконавчого комітету, розглядає наявні документи та матеріали, що подаються громадянином для обґрунтування свого звернення. Для забезпечення кваліфікованого роз’яснення поставлених громадянином питань посадова особа, що здійснює запис, може залучати до їх розгляду керівників відповідних структурних підрозділів виконавчого комітету(виконавчих органів) Київської районної в м. Полтаві ради.

11.     Запис на повторний прийом громадян з питання, яке вже розглядалося, проводиться у разі, коли питання, порушене у першому обґрунтованому зверненні, не було вирішене по суті. З’ясовуються причини невиконання чи неякісного виконання доручень, надаються необхідні роз’яснення та можлива допомога. За наявності підстав, до осіб, які несуть відповідальність за невиконання доручень, вживаються відповідні заходи впливу.

12.     Запису на особистий прийом не підлягають громадяни:

-     які відмовилися повідомити особам, що проводять запис, інформацію, зазначену в пункті 9 цього Порядку;

-   звернення яких знаходяться на розгляді і остаточне рішення по них ще не прийнято;

-      при повторному зверненні з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті чи надано заявнику аргументовані роз’яснення відповідно до чинного законодавства;

-      стосовно яких прийняте рішення про припинення розгляду звернень (стаття 8 Закону України «Про звернення громадян»);

-           які оскаржують рішення загальних зборів членів колективних підприємств, акціонерних товариств, юридичних осіб, а також рішення вищих державних органів (стаття 16 Закону України «Про звернення громадян»);

-    визнані судом недієздатними, за наявності такої інформації (стаття 8 Закону України «Про звернення громадян»).

13.     Забороняється відмова в записі на особистий прийом з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, мовних або інших ознак.

14.      У випадках, коли заявник порушує питання, яке не відноситься до компетенції особи, яка здійснює прийом, громадянину надаються роз’яснення куди доцільно звернутися і, при можливості, здійснюється сприяння в організації прийому відповідною посадовою особою.

Якщо звернення, заява, скарга не ґрунтуються на законі, суперечать інтересам суспільства і держави, або не можуть бути задоволені з об’єктивних причин, то, відхиляючи їх, у ввічливій та дохідливій для заявника формі роз’ясняються підстави відхилення. В окремих випадках роз’ясняється заявникові порядок оскарження прийнятого за його зверненням рішення.

У разі виникнення конфліктної ситуації завідувач загальним відділом  свої подальші дії погоджує із керуючим справами виконавчого комітету Київської районної в м. Полтаві ради.

15.        Для оперативного реагування на звернення громадян та з метою отримання вичерпної інформації по суті звернення, одразу після здійснення запису громадянина на особистий прийом, загальним відділом надаються доручення відповідним структурним підрозділам виконавчого комітету/виконавчих органів Київської районної в м. Полтаві ради,вивчити питання, розглянути можливість вирішення проблеми в межах чинного законодавства, надати інформацію та пропозиції щодо шляхів вирішення питання у визначений термін.

16.          Структурні підрозділи виконавчого комітету(виконавчих органів) Київської районної в м. Полтаві ради надають службову записку, надруковану з розміром шрифту 16 друкарських пунктів за підписом керівника даного підрозділу та завізовану працівниками юридичного відділу про результати опрацювання наданих матеріалів до загального відділу не пізніше ніж за один день до прийому.

17.   До дня прийому загальним відділом готуються списки осіб, які записалися на особистий прийом, картки заявників особистого прийому, добірка матеріалів, якщо заявники з цього ж питання зверталися до виконавчого комітету раніше. У процесі підготовки до особистого прийому, вивчається надана інформація, проводиться аналіз причин, що породжують повторні звернення, скарги громадян, вивчаються архівні матеріали з порушеного питання та готується пакет документів.

18.      Працівники загального відділу повинні виконувати такі правила:

-      забезпечити зручні умови для громадян, які прийшли на прийом, створити атмосферу доброзичливості, уважного і шанобливого ставлення;

-          суворо дотримуватися графіка прийому громадян. У випадках перенесення прийому з поважних причин своєчасно інформувати громадян про дату та час, на який перенесено прийом голови районної ради;

-  забезпечити позачерговий прийом жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв України, а також людей з обмеженими фізичними можливостями, інвалідів загального захворювання, праці, дитинства;

-      організувати порядок прийому громадян так, щоб вони витрачали якомога менше часу в очікуванні прийому.

19.        Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні як їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, так і особи, які перебувають у родинних відносинах з цими громадянами (за бажанням останніх).

20.    Під час проведення особистого прийому громадяни можуть звертатися колективно, на прийомі можуть бути присутні зацікавлені у вирішенні порушеного питання, але не більше трьох осіб. При собі потрібно мати документи, які засвідчують особу, а також документи, якими обґрунтовується суть порушеного у зверненні питання.

21.      Посадова особа, яка здійснює особистий прийом, для оперативного
розгляду пропозицій, заяв і скарг, може залучати спеціалістів відповідних
структурних підрозділів виконкому або одержати від них матеріали та потрібну інформацію, що необхідні для розгляду питань, порушених у зверненні громадянина; вживати всіх заходів до своєчасного задоволення заяв, скарг та звернень громадян.

22.            Посадова особа, яка проводить прийом громадян, керується
законодавчими та іншими нормативними актами, в межах своєї компетенції має право, за результатами розгляду, прийняти одне з таких рішень:

-   задовольнити прохання чи вимогу й повідомити відвідувача про порядок і термін виконання прийнятого рішення;

-   відмовити в задоволенні прохання чи вимоги, повідомивши заявника про мотиви відмови і порядок оскарження прийнятого рішення;

-         прийняти письмову заяву або скаргу (якщо питання потребують
додаткового вивчення і перевірки) і пояснити заявнику причини неможливості розв’язання питань під час особистого прийому та подальший порядок і термін розгляду його звернення.

Про результати розгляду громадянину повідомляється письмово або усно, за бажанням громадянина.

23.            Посадова особа, яка здійснює прийом громадян, зобов’язана
забезпечити прийом усіх громадян з урахуванням правил внутрішнього
трудового розпорядку виконавчого комітету Київської районної в м. Полтаві ради та визначеного графіком часу.

24.           Діловодство за зверненнями громадян на особистому прийомі
проводиться відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року №348 (із внесеними змінами).

25.        Інформація про порядок, графік особистого прийому керівництвом
виконавчого комітету публікується у засобах масової інформації, розміщується на офіційному сайті Київської районної в м. Полтаві ради та на інформаційній дошці.