Регламент

роботи виконавчого комітету Київської районної в м. Полтаві ради

Розділ І

Загальні положення

1. Відповідно до Конституції України та Законів України „Про місцеве самоврядування", „Про службу в органах місцевого самоврядування", виконавчий комітет є виконавчим органом районної у місті ради.

У своїй роботі керується Конституцією України, законами України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами Верховної Ради України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядчими документами Полтавської обласної та міської рад, іншими нормативними актами та власними рішеннями та розпорядженнями.

           Виконавчий комітет є юридичною особою, має свою круглу гербову печатку та кутовий штамп.

2. Виконавчий комітет районної у місті ради утворюється районною у місті радою на строк її повноважень. Після закінчення повноважень ради та голови районної у місті ради її виконавчий комітет здійснює свої повноваження до формування нового складу виконавчого комітету.

Кількісний склад виконавчого комітету визначається радою. Персональний склад виконавчого комітету затверджується радою за пропозицією голови.

Виконавчий комітет ради утворюється у складі голови ради, заступників голови ради, керуючого справами виконавчого комітету, керівників відділів, управлінь та інших виконавчих органів ради, інших осіб.

Виконавчий комітет ради є підзвітним і підконтрольним раді, що його утворила, а з питань здійснення ним повноважень виконавчої влади - також підконтрольним відповідним органам виконавчої влади.

3.  Виконавчий комітет розробляє і подає на затвердження районної у місті ради структуру, загальну чисельність апарату управління та витрат на його утримання. Утворює, реорганізовує і ліквідовує відділи в межах структури, яка затверджена радою, затверджує положення про них. Утворює і затверджує комісії при виконкомі, змінює їх склад, керує їх роботою.

4.  Виконавчий комітет здійснює повноваження, делеговані йому та раді міською радою.

5.  Виконавчий комітет відповідно до Закону України „Про вибори..." надає допомогу окружним та територіальним виборчим комісіям, сприяє їм у здійсненні ними своїх повноважень.

6.  Виконавчий комітет організовує виконання рішень районної у місті ради, а також затверджених нею планів та програм економічного і соціального розвитку, бюджету.

7.  Для оперативного вирішення питань господарського та соціально – економічного розвитку району, організації роботи апарату і координації діяльності відділів виконавчий комітет розподіляє обов'язки між заступниками голови, керуючим справами і членами виконавчого комітету.

У разі відсутності керуючого справами виконавчого комітету його обов'язки рішенням виконкому покладаються на заступника голови або члена виконавчого комітету.

Розділ 2

Планування роботи виконавчого комітету районної у місті ради

1.  Виконавчий комітет районної у місті ради організовує свою діяльність відповідно до квартального плану роботи, який розробляється і затверджується виконавчим комітетом.

2. На останнє засідання виконавчого комітету кварталу керуючий справами вносить проект плану для розгляду. Затверджений план роботи виконкому направляється загальним відділом всім відділам райвиконкому та виконавцям.

3. Плани робіт відділів виконкому складаються, виходячи з планів роботи районної у місті ради і її виконавчого комітету, затверджуються і контролюються заступниками голови і керуючим справами виконкому відповідно до розподілу обов'язків.

4. Якщо заходи квартального плану роботи виконкому через певні причини не можуть бути реалізовані у встановлений термін, або намічене питання не може бути своєчасно винесене на розгляд виконавчого комітету, заступники голови ради завчасно, але не пізніше ніж за 15 днів, інформують про це голову та керуючого справами виконкому.

5. Пропозиції щодо змін до квартальних планів роботи виконавчого комітету виносяться на розгляд виконкому керуючим справами.

Розділ 3

Підготовка і проведення засідань виконавчого комітету

1. Засідання виконавчого комітету скликаються його головою, в терміни, встановлені планом роботи виконавчого комітету, або позачергово - при необхідності. Засідання є повноважним, якщо в ньому бере участь більше половини членів від загального складу виконкому.

Член виконкому на час засідань виконавчого комітету, а також для здійснення своїх повноважень в інших випадках, звільняється від виконання виробничих або службових обов'язків.

2.      Пропозиції щодо розгляду питання на засідання виконавчого комітету вносяться головою, заступниками голови, керуючим справами виконкому, членами виконкому, постійними комісіями та депутатами районної у місті ради.

3.      Підготовка питань для розгляду на засідання виконавчого комітету здійснюється заступниками голови, керівниками структурних підрозділів виконкому, а також постійними депутатськими комісіями.

До підготовки питань можуть залучатися депутати ради, представники підприємств, організацій, установ.

            4. В окремих випадках, як виняток, за погодженням голови ради, на засіданні розглядаються питання, які не включені до плану порядку денного, але є підготовленими та узгодженими.

5.    Проект порядку денного засідання виконавчого комітету складається загальним відділом, погоджується керуючим справами, а не пізніше як за 4 дні до засідання - з головою ради.

6.    Проекти рішень виконавчого комітету з візами заступників голови, керуючого справами виконкому (відповідно до розподілу обов'язків), юриста і відповідних керівників відділів, а також додатки (довідки, доповідні записки, заходи і інші) не пізніше, як за 5 днів до засідання, у одному примірнику передаються виконавцями до загального відділу для доповіді керівництву виконавчого комітету.

При наявності заперечень, разом з проектом рішення додаються зауваження і пропозиції відповідних керівників і організацій.

7.    Після розгляду і внесення зауважень головою, проекти рішень і інші матеріали доопрацьовуються, оформляються і в 13 примірниках не пізніше, як за 1 день до засідання (у понеділок), повертаються до загального відділу, який формує робочі матеріали членам виконкому.

           Члени виконкому можуть отримати особисто робочі матеріали засідання для ознайомлення, у загальному відділі за 24 години до засідання (з 14.00 у понеділок).

           8. Якщо у встановлений строк матеріали з питання, що виноситься на розгляд виконавчого комітету, не подані до загального відділу, це питання виключається з розгляду.

9.    Склад осіб, що беруть участь у розгляді кожного конкретного питання на засіданні виконкому, визначається профільним заступником голови чи керуючим справами виконавчого комітету та погоджується з головою ради. Списки запрошених осіб із зазначенням прізвища, імені, по батькові, номера телефону, посади кожного, підписані керуючим справами, передаються в загальний відділ за 3 дні до засідання.

На кожному засіданні виконавчого комітету обов'язкова присутність юриста, завідувача загальним відділом.

10.  Оповіщення про час проведення засідань та питань, що виносяться на розгляд виконкомом, проводять:

- членів виконавчого комітету, постійних комісій, депутатів ради, а також завідувачів відділами - організаційний відділ;

- інших запрошених осіб – відділи і управління, які представили списки учасників засідань для розгляду конкретного питання.

Реєстрацію здійснюють:

- членів виконавчого комітету - організаційний відділ виконкому;

- запрошених на розгляд питання - відділ, який готує це питання.

Протоколювання роботи засідання та підготовку приміщення для його проведення здійснює загальний відділ виконавчого комітету.

11.  Засідання виконавчого комітету є відкритими і ведуться гласно. З окремих питань може бути проведене закрите засідання.

Веде засідання виконкому голова, а в його відсутність - заступник голови ради.

Порядок денний і порядок розгляду питань, включених до порядку денного, затверджується виконавчим комітетом на початку засідання.

12.  Доповідають на засіданні виконавчого комітету керівники відділів і управлінь, у випадку їх відсутності - заступники.

Регламент роботи виконкому пропонується головою та затверджується членами виконкому на початку кожного засідання.

13. У процесі засідання виконкому його учасники мають право:

     голова та члени виконкому:

     - вносити пропозиції щодо порядку денного і порядку роботи, вимагати від доповідачів та запрошених роз'яснення по питанням, що розглядаються;

     - брати участь в обговоренні всіх питань порядку денного засідання, вносити пропозиції про прийняття, зміни та доповнення проектів рішень, або перенесення конкретного питання на чергове засідання, пропонувати посадовим особам доопрацювати проекти рішень, або повернути їх для повторної підготовки;

     запрошені:

     - брати участь в обговоренні відповідного питання, надавати довідку по ньому, задавати доповідачу питання, вносити пропозиції до проекту рішень.

           14.      Виконавчий комітет у межах своїх повноважень та чинного законодавства України приймає рішення.

           Рішення приймається відкритим голосуванням, більшістю від загального складу виконкому і підписуються головою або особою, яка веде засідання.

           Рішення, до яких були внесені пропозиції, доповнення, зміни, протягом 2 днів після засідання редагуються посадовими особами, призначеними виконкомом, та через загальний відділ подаються на візування керуючому справами виконавчого комітету та на підпис голові.

           15.      Рішення виконавчого комітету у 3-х денний термін розмножуються загальним відділом і не пізніше 7 днів після засідання надсилаються відділам виконкому, підприємствам, установам, організаціям, яким доручено їх виконання.

           16. Ведення протоколу засідання виконкому забезпечує загальний відділ.

           Протокол засідання виконавчого комітету підписується керуючим справами або особою, що виконувала на засіданні його обов'язки.

Розділ 4

Підготовка і розсилання розпоряджень голови

           1. Розпорядження по виконкому видаються головою ради.

           2. Проект розпорядження вважається підготовленим, якщо він погоджений та завізований заступниками голови та керуючим справами виконкому згідно з розподілом обов'язків, юристом, а також керівниками відділів виконкому, які готували розгляд питання.

           При наявності заперечень, до проекту розпорядження додаються письмові пропозиції, зауваження відповідних посадових осіб.

           3. Після підпису розпорядження розмножуються загальним відділом і в 2 денний строк направляється виконавцям. Термінові розпорядження направляються виконавцям у день їх підписання.

Розділ 5

Організація контролю та перевірка виконання постанов і

рішень вищестоящих органів, районної у місті ради, рішень

виконавчого комітету і розпоряджень голови ради

1. Виконавчий комітет здійснює контроль за виконанням усіх постанов і рішень, що надходять з вищестоящих органів, а також рішень районної у місті ради, рішень виконавчого комітету та розпоряджень голови районної ради.

За вказівкою голови, заступників голови, або керуючого справами виконавчого комітету до контролю беруться також інші документи.

2.   З документами вищестоящих органів, що надходять до виконавчого комітету, виконавця знайомить під розпис, згідно з резолюцією голови ради, завідуючий або спеціаліст загального відділу.

3.   Контроль за виконанням постанов і рішень вищестоящих органів, рішень районної у місті ради, рішень виконавчого комітету та розпоряджень голови здійснює голова, заступники голови, керуючий справами згідно з розподілом обов'язків, а також керівники відділів виконкому.

Технічний контроль за виконанням документів у виконавчому комітеті веде завідуючий загальним відділом.

4.     Організаційно-методичну роботу по організації контролю і перевірки виконання районної у місті ради та виконавчого комітету (за виключенням питань, що пов'язані з розглядом заяв громадян та доручень вищестоящих органів) проводить організаційний відділ, всіх інших – загальний відділ виконкому.

5.     Загальний відділ раз у місяць готує інформацію про хід виконання документів (перший понеділок), подає їх голові, заступникам голови і керуючому справами, які після їх розгляду дають необхідні вказівки виконавцям та посадовим особам, здійснюють безпосередній контроль.

Виконавчий комітет розглядає - на засіданнях, службових нарадах питання про виконання відділами виконкому, підприємствами, організаціями постанов і рішень вищестоящих органів, рішень районної у місті ради, рішень виконкому та розпоряджень голови ради.

6.  Про виконання постанов і рішень вищестоящих органів виконавчий комітет у встановлені строки подає на їх адресу звіти і інформації, що підписують голова, заступники голови, або керуючий справами виконкому, згідно з розподілом обов'язків.

Підготовку звітів та інформацій, подання їх на підпис здійснюють керівники відділів та працівники виконавчого комітету, які здійснювали і контролювали виконання документів.

7.       Рішення виконавчого комітету, що взяте на контроль, коли є узагальнені довідки про їх виконання за підписом відповідальних за контроль, знімаються з контролю на засіданні виконкому, а розпорядження по письмових вказівках голови - після розгляду матеріалів про їх виконання.

8.  Облік та контроль виконання доручень голови, заступників голови; керуючого справами виконкому, які дані відділам, підприємствам, організаціям на засіданнях, службових нарадах, забезпечує загальний відділ.

Доручення знімаються з контролю згідно з вказівкою голови, заступників голови, або керуючого справами, тобто керівника виконкому який дав доручення.

Розділ 6

Підготовка і проведення нарад, семінарів

та інших заходів у виконавчому комітеті

1.  Наради, семінари та інші заходи у виконавчому комітеті проводяться згідно з планами роботи виконавчого комітету.

Службові наради з завідуючими відділами та працівниками апарату виконавчого комітету проводяться один раз на тиждень по понеділках.

2.  Виклик на службові наради, підготовку приміщення для їх проведення забезпечує загальний відділ. Ведення протоколів наради забезпечує завідуючий загальним відділом, який здійснює оперативний контроль по виконанню доручень, даних на нараді.

Галузеві наради у виконавчому комітеті проводяться згідно з вказівками голови, заступників голови або керуючого справами виконкому.

Виклик на галузеві наради здійснюють спеціалісти відділів виконкому, які організовують наради.

3.    Телефонограми про виклик на наради у виконавчому комітеті підписуються керівниками виконкому, які скликають нараду.

Телефонограми оформляються у спеціальному журналі, який знаходиться в приймальні голови ради.

Розділ 7

Робота з пропозиціями, заявами і скаргами громадян. Організація їх особистого прийому у виконавчому комітеті

1. Заяви і скарги громадян, які надійшли у виконавчий комітет, розглядаються відповідно до Закону України „Про звернення громадян" в строк не більше одного місяця з дня надходження, а ті, що не потребують додаткового вивчення і перевірки - невідкладно, але не пізніше 15 днів.

Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник відповідного органу, який дав доручення, встановлює необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особа, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.

Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.

Коли вирішення питань, що піднімаються в письмових зверненнях громадян, не відноситься до компетенції виконкому, то ці питання не пізніше трьохденного строку направляються відповідним організаціям, про що дається відповідь заявнику.

2. Всі письмові звернення мешканців до виконкому подаються у загальний відділ виконкому.

Загальний відділ кожне звернення заносить до системи обліку.

3. Пропозиції, заяви і скарги відповідно до резолюції голови надаються виконавцям особисто спеціалістами загального відділу. Інформацією про отримання документа є підпис виконавця у контрольно-реєстраційній картці.

Картка підлягає обов'язковому поверненню у той же день.

4.   Особистий прийом громадян проводиться головою, заступниками голови, керуючим справами виконкому районної ради. Графік прийому затверджується розпорядженням голови районної ради.

5. Запис громадян на прийом до голови ради, роз'яснювальна робота з ними проводиться спеціалістами загального відділу виконкому.

На кожного відвідувача, який був на прийомі, заповнюється картка встановленого зразка.

6.  Безпосередній контроль за виконанням вказівок, які були надані під час прийому громадян, здійснює загальний відділ виконкому.

7.  Розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян вважається закінченим тільки тоді, коли питання розглянуто до кінця, а заявнику і вищестоящим організаціям (у разі необхідності) дана відповідь про результат.

8.  Загальний відділ виконавчого комітету здійснює повсякденно контроль за своєчасним і правильним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян, проводить перевірки стану справи їх вирішення у відділах виконавчого комітету.      По результатах контролю і перевірок щотижня подається довідка про виконані у встановлений термін вказівки голови, заступників голови і керуючого справами виконкому; щомісячно - аналіз виконавчої дисципліни; щоквартально - аналіз стану розглянутих письмових та усних звернень громадян, які надійшли до виконавчого комітету.

10. Виконавчий комітет один раз на рік на засіданнях розглядає стан роботи з письмовими та усними зверненнями громадян. При необхідності виконком районної у місті ради вносить ці питання на розгляд сесії.

Розділ 8

Ведення діловодства

у виконавчому комітеті районної у місті ради

1.    Основні функції діловодства у виконавчому комітеті районної у місті ради виконує загальний відділ, який здійснює безпосередньо ведення діловодства, організаційно-методичну роботу, пов'язану з документами, і відповідає за організацію і правильне ведення діловодства.

2.    Кореспонденція, яка надходить до виконавчого комітету, попередньо розглядається завідуючим загальним відділом в день надходження документів.

3.    Після попереднього розгляду документів, вони реєструються в журналі, решта - на реєстраційних картках. Документи, які надійшли на адресу відділів, передаються для виконання без реєстрації.

4.    Загальний відділ передає для розгляду голові ради документи вищестоящих органів, документи за підписом керівників відділів, які надійшли на його ім'я, а також документи, що містять інформацію з основних питань діяльності виконкому.

5.  Постанови Верховної Ради України, закони України та інші акти вищестоящих органів розглядаються головою ради у день їх надходження.

Інші документи розглядаються головою, заступниками голови і керуючим справами виконкому в строк не більше 2 днів.

6.  Документи з резолюціями голови, заступників голови, або керуючого справами виконкому в день їх розгляду (за датою резолюції), але не пізніше 10.00 години наступного дня, доводяться до виконавців і виконуються згідно з вказаним в документі або резолюції строку. Документи, які не мають строків, виконуються протягом 10 днів з часу їх надходження.

7.    Відповідальність за своєчасне і правильне виконання документів несуть особи, яким доручено їх виконання. Коли у резолюції вказано декілька виконавців, відповідальною за виконання є та особа, яка вказана в резолюції першою.

8.    Коли документ не може бути виконаний у встановлений строк, то не пізніше як за 2-3 дні до закінчення строку виконання виконавець, мотивуючи затримку, письмово з вказанням причин, прохає голову продовжити строк виконання документа.

9.    Після виконання резолюцій виконавець доповідає голові, заступникам голови або керуючому справами виконкому про результат і подає відповідні матеріали для підпису (проекти рішень, розпоряджень, планів, заходи, доповідні записки, довідки, листи та інше).

10.   Коли резолюція містить вимоги про усунення вказаних у документах, які надійшли, недоліків, прийняття до керівництва або виконання без доповіді, то виконавець на документі робить відмітку про взяття до відома (до керівництва): ставить підпис і дату.

11.   Всі виконані документи повертаються у загальний відділ виконкому.

12.   Відправка рішень, розпоряджень та іншої вихідної кореспонденції виконавчого комітету проводиться тільки через приймальню виконкому.

Кореспонденція здається в приймальню щоденно, крім вихідних.

Ініціативні та інші вихідні документи виконавчого комітету приймальня реєструє у відповідних журналах.

13.     Загальний відділ виконавчого комітету постійно аналізує роботу з документами і не пізніше п'ятого числа першого місяця кварталу інформує про це голову і керуючого справами виконкому.

Розділ 9

Робота з кадрами

у виконавчому комітеті районної у місті ради

1.   Облік кадрів апарату виконавчого комітету районної у місті ради, веде посадова особа, призначена розпорядженням голови райвиконкому.

2.   Безпосередній контроль за станом роботи з кадрами в райвиконкомі здійснюють голова та керуючий справами згідно із розподілом обов'язків.

3.     Оформлення документів, відрядження для працівників апарату виконкому, а також осіб, яких відряджає голова ради, виконкому, виконує відділ обліку, контролю та звітності.

Розділ 10.

Виконання машинописних, розмножувальних

робіт у виконавчому комітеті районної у місті ради

1.    Машинописні роботи у виконавчому комітеті районної у місті ради виконуються машинописним бюро загального відділу.

2.     Рукописні матеріали повинні бути написані розбірливо, синім або чорним чорнилом, відредаговані і завізовані виконавцем.

3.     Виготовлення копій і розмноження документів виконавчого комітету проводиться комп'ютерним способом або з допомогою копіювальної техніки

4.     Необхідність виготовлення копій і розмноження документів виконавчого комітету визначають голова, заступники голови або керуючий справами виконавчого комітету.

           Розділ 11

Організація чергування

у виконавчому комітеті районної у місті ради

1.   Чергування у виконавчому комітеті районної у місті ради здійснюється у святкові дні, при необхідності цілодобово, у суботу з 9.00 до 15.00 години.

2.   Чергування ведеться у приймальні голови ради відповідальними працівниками.

3.   У святкові дні, а також в особливих випадках по вказівці голови ради, призначаються відповідальні чергові з числа заступників голови, керуючого справами, керівників відділів виконавчого комітету.

Графік чергування цих осіб затверджується головою ради.

4. Організація чергування у виконавчому комітеті і складання графіків чергування покладається на завідуючого загальним відділом за погодженням з керуючим справами райвиконкому.

Черговий по виконавчому комітету керується інструкцією чергового райвиконкому.

5.  Особам, які призначені черговими по виконавчому комітету, у святкові та вихідні дні, надається відгул у встановленому законодавством порядку.

6.  Відповідальний черговий може знаходитися у своєму робочому кабінеті, вдома або в іншому місці, звідки забезпечується телефонний зв'язок з черговим по виконавчому комітету, при необхідності особисто приймає заходи реагування на надзвичайні ситуації чи звернення мешканців.

Розділ 12

Апарат виконавчого комітету районної у місті ради.

1.     Апарат виконавчого комітету районної у місті ради здійснює організаційне, матеріально-технічне і інформаційне забезпечення діяльності виконавчого комітету.

2.     Загальне керівництво апаратом здійснює голова ради. Керуючий справами виконавчого комітету організовує роботу апарату і здійснює контроль за його діяльністю.

3.     Структурні підрозділи апарату, а також працівники апарату, будують свою роботу на підставі планів роботи виконавчого комітету у своїй діяльності керуються цим Регламентом, функціональними обов'язками відділів, служб і працівників апарату виконкому, вказівками голови, заступників голови і керуючого справами виконавчого комітету.

Керуючий справами виконкому                            О.Є. Похно